Politique de confidentialité et des cookies

Dernière mise à jour de la Politique de confidentialité : Le 12 janvier 2023.

**PREAMBULE**

Bienvenue sur le site Emile OS. Nous traitons vos données en conformité avec la réglementation en vigueur et vous trouverez ci-dessous toutes les informations légales nécessaires pour savoir comment sont traitées vos données, dans quels buts et quels sont vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles.

La protection de vos données personnelles est une priorité pour notre société , notre collecte d’informations se limite au strict nécessaire, conformément au principe de minimisation des données. Vos données ne seront pas transmises à des tiers à des fins de prospection commerciale, que ce soit à titre gratuit ou onéreux.

En vous connectant à https://emile-os.com ou tout autre site que y serait explicitement affilié (le “Site”) en vous inscrivant sur le site, en achetant l’une de nos formations ou l’un de nos services, vous nous transmettez des informations personnelles, à la fois de façon volontaire et “involontaire” par le biais des cookies.

Le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est la société ECOM LAW EÜ, dont le siège social est situé à Tallinn, Kesklinna linnaosa, Lembitu tn 14, 10114, Estonia.

Pour toute précision ou réclamation, n’hésitez pas à nous contacter : contact@emile-os.com

1. DEFINITIONS

Pour la bonne compréhension de la présente Politique de confidentialité et cookies, il convient de préciser les termes suivants :

Une « donnée personnelle » correspond à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la «personne concernée») notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.
Un « traitement » correspond à toute opération avec des données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Un « responsable de traitement » est celui qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant » est celui qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
Un « destinataire » est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
Un “cookies” est un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web (c’est à dire dans la majorité des cas à l’ensemble des pages d’un même site web). Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.

Avertissements. Nous vous invitons à rester prudent(e) sur ce que vous décidez de rendre public sur internet. En ce qui concerne les données personnelles y compris relevant de votre vie privée ou sensibles (opinion politiques et philosophiques, appartenance syndicale, information sur votre santé, orientation sexuelle, convictions religieuses…) rendues publiques à votre initiative ou déduites via vos contributions, commentaires et prises de position de quelque nature que ce soit sur les réseaux sociaux (Facebook, Youtube, …) , il est rappelé que les traitements portant sur des données à caractère personnel rendues publiques par la personne concernée ne sont pas soumis à l’interdiction de principe au traitement de données sensibles.

En cas de majuscule attribuée à un mot, le Client peut se reporter aux conditions générales de vente applicables sur le Site.

2. QUELLES SONT LES CATÉGORIES DE DONNÉES QUI FONT L’OBJET D’UN TRAITEMENT AUTOMATISÉ ?

Lorsque vous naviguez sur le Site, des données recueillies grâce aux cookies et technologies similaires utilisés (notamment adresses IP, logs de connexion, données de fréquentation, terminal utilisé, langue du navigateur).
Les informations d’état civil et de contact (nom ; prénom ; adresse mail ; adresse postale ; numéro de téléphone) nous permettront de vous identifier (création d’un profil) et de communiquer avec vous ; Vos messages et nos réponses pourront également faire l’objet d’un traitement informatique ;
Nous serons également amenés à traiter des informations relatives à la relation contractuelle et commerciale (notamment les détails sur la ou les formations commandées) que vous pourriez nouer avec nous ainsi que toutes informations bancaires nécessaires au paiement de votre ou vos commandes, la collecte de ces informations dépends du moyens de paiement utilisé (coordonnées bancaires, numéros de carte, cryptogramme) et transactionnelles (date de la transaction, montant, numéro de commande).
Dans le cadre de la formation que vous achetez, d’un coaching que vous réservez ou d’une commande CGV personnalisée, nous serons amenés à collecter et traiter des données de suivi et de participation aux formations (consultation des modules, temps passé, indices de progression..).

PRÉCISIONS :

Véracité des informations transmises : Vous ne devez pas fournir de fausses informations nominatives et ne pas créer de compte pour une autre personne sans son autorisation. Les coordonnées que vous nous transmettez devront toujours être exactes et à jour.
Identifiants personnels – Tout titulaire d’un compte permettant d’accéder à un espace virtuel (de formation, de visionnage…) détient des droits d’accès qui lui sont strictement personnels, confidentiels et incessibles. Tout titulaire d’un compte doit prendre les mesures de sécurité nécessaires pour préserver l’intégrité de ses droits d’accès (identifiant, mot de passe) pour empêcher qu’un tiers se connecte à son compte. Le titulaire des droits d’accès répondra de toute utilisation frauduleuse ou abusive de ses codes d’accès, lorsque cela résulte de sa propre négligence. En tout état de cause, le titulaire des droits d’accès doit nous informer sans délai de la perte ou du vol de ses identifiants.

Les champs à compléter obligatoirement sont indiqués comme tels dans nos formulaires de collecte (astérisque, notification, mention…).

Dans le cas où nous demandons de répondre à des sondages, questionnaires, quizz etc., nous nous assurerons de la légalité de la collecte d’autres catégories de données personnelles que celles susmentionnées.

3. BUTS ET FONDEMENTS LÉGAUX DE LA COLLECTE ET DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES.

Ces traitements de données participent à l’exécution de la relation contractuelle qui unit le Client ou Utilisateurs à la Société, puisque les données personnelles que nous collectons et traitons sont nécessaires à la réalisation des prestations de services que nous proposons ainsi que pour la fourniture des produits informatiques (formations..) que nous proposons.

Ces traitements sont également nécessaires pour protéger nos intérêts légitimes, notamment en nous permettant de conserver la preuve des transactions effectuées et/ou le cas échéant procéder au recouvrement de factures impayées.

Plus précisément, les objectifs poursuivis par les traitements automatisés des données susmentionnées sont les suivants :

Identification des personnes utilisant le Site pour bénéficier des services de formation en ligne, s’inscrire et accéder aux prestations afférentes ;
Assurer la gestion du compte client de la personne concernée ou de la personne morale que la personne concernée représente, et l’exécution des opérations de paiements faites à sa demande ;
Effectuer les opérations relatives à la gestion des fichiers concernant : les contrats ; les commandes ; les livraisons ; les factures ; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale ;
Gestion de la relation avec les prospects et clients et des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;
Traitement des questions et des éventuelles réclamations des personnes et la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ;
Respect les modalités d’accès en ligne aux comptes (et gestion des éventuelles procédures d’authentification) ;
Analyse et suivi de la progression des abonnés à la formation ainsi que de leur participation aux évènements de la formation ;
Exécution des paiements ;
Elaboration éventuelle de statistiques commerciales et publicité, y compris sur les réseaux sociaux ;
Prospection et/ou envoi d’informations (newsletter), ce qui inclut la relance des prospects (y compris en cas d’abandon de commande), la gestion des opérations techniques de prospection, la sélection des personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit et promotion ainsi que la réalisation d’opérations de sollicitation ;
Prévention et lutte contre la fraude et aux moyens de paiement et notamment contre la fraude à la carte bancaire ;
Gestion des impayés et du contentieux ;
Amélioration du Site et des offres de formation du Site Emile OS.
Analyse du respect des CGV notamment concernant l’incessibilité des identifiants et mots de passe et de l’exclusivité d’utilisation d’un compte sur le Site.

INFORMATION SUR LES COOKIES

Vous êtes informé que nous sommes susceptibles de déposer des cookies sur votre terminal. Le cookie enregistre des informations relatives à la navigation sur nos sites (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation…) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures. La durée maximale de conservation des cookies est de 13 mois après leur premier dépôt dans votre terminal. La durée de vie des cookies n’est pas prolongée à chaque visite.

Les cookies peuvent être utilisés pour des fins statistiques notamment pour optimiser les services rendus, à partir du traitement des informations concernant la fréquence d’accès, la personnalisation des pages ainsi que les opérations réalisées et les informations consultées. Ils peuvent également être utilisés à des fins publicitaires, notamment pour vous proposer du contenu ciblé dans les bannières et encarts sur internet. Certaines fonctionnalités du site tels que les lecteurs vidéo ou des contenus interactifs sont susceptibles de faire appel à des services proposés par des tiers et de déposer des cookies leur permettant d’identifier votre consultation du contenu.

Par ailleurs, certains liens vers du contenu ne relevant pas de la propriété ni de la responsabilité de la Société sont présents dans les formations, ces sites tiers peuvent aussi être amené à déposer des cookies sur vos appareils, la Société ne pourra être tenu de l’usage qui en sera fait en ce qu’elle ne sera ni à l’origine de la collecte ni du traitement.

Vous êtes donc informé que nous pouvons avoir recours à des cookies, et nous y autoriser en validant le bandeau dédié. Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés sur votre terminal, la plupart des navigateurs vous permettent de désactiver les cookies en passant par les options de réglage (plus d’infos ici). Toutefois, vous êtes informé que certains services sont susceptibles de ne plus fonctionner correctement.

Par ailleurs, la plupart des navigateurs vous permettent de désactiver les cookies en passant par les options de réglage, mais là aussi, veuillez noter que certains services sont susceptibles de ne plus fonctionner correctement sur le Site :

QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER

Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant, de rectification ou d’effacement, d’interrogation, de limitation du traitement de vos données, de portabilité, et d’effacement (plus d’infos ici), dans les limites posées par la réglementation et notamment le RGPD.

Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique notre intérêt légitime, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale en cliquant sur le lien de désinscription de la newsletter.

Les demandes d’exercice de vos droits sont à adresser à contact@emile-os.com . Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle et de protection des données personnelles sont vous relevez (par exemple, en France, la CNIL).

A toutes fins utiles, il est précisé qu’à compter de l’exercice du droit à l’effacement, de s’opposer au traitement, ou encore de retirer son consentement, le bon fonctionnement du Site et/ou des services de formation pourra être perturbé voire interrompu. Par exemple, si ces droits sont exercés au moment de la commande de prestations ou services, alors ladite commande ne pourra être effectuée.

Noter que conformément à la règlement en matière de protection des données personnelles, après toute demande de votre part nous disposons d’un délai d’un mois maximum pour vous répondre en cas de demande simple et d’un délai de trois mois maximum pour une demande plus complexe. En tout état de cause, à la réception de votre demande, nous nous efforcerons de vous indiquer le temps de réponse approximatif pour satisfaire vos demandes selon que votre demande soit une demande simple ou complexe.

6. QUELLE ELLE EST LA DURÉE DE CONSERVATION DES VOS DONNÉES ?

Si vous ne vous êtes pas authentifié sur le Site ou que vous n’avez pas eu un comportement actif (par exemple, en cliquant sur un lien) pendant une période de trois ans, vous pourrez recevoir un e-mail vous invitant à vous connecter dans les plus brefs délais, sans quoi vos données seront supprimées de nos bases de données. Nos communications électroniques relevant de la prospection commerciale ou newsletter comporteront un lien de désinscription.

En vertu de nos obligations légales, certains documents relevant de notre fonctionnement interne et comportant des informations personnelles (bons de commande, contrats, factures…) feront l’objet d’un archivage. En tout état de cause, les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat, ou en posées par la législation en vigueur. Au-delà, elles pourront être anonymisées et conservées à des fins exclusivement statistiques.

Les données recueillies grâce aux cookies et technologies similaires sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées ci-avant, sans aller au-delà de 13 mois.

Des moyens de purge de données sont mis en place afin d’en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à l’accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte ou lorsque vous en feriez la demande de façon motivée.

7. NOS ENGAGEMENTS EN MATIÈRE DE SOUS-TRAITANCE, TRANSFERT, COMMUNICATION À DES TIERS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES.

Vos données nominatives sont à usage interne, elles sont strictement confidentielles et ne peuvent être divulguées à des tiers, sauf en cas d’accord exprès ou si vous avez décidé de les rendre publiques.

En cas de communication de vos données personnelles à un tiers, quelle que soit sa qualité, nous nous assurerons préalablement que ce dernier est tenu d’appliquer des conditions de confidentialité identiques aux nôtres.

Vos données personnelles peuvent notamment transiter ou être transmises à la plateforme Notion ou à l’hébergeur Hostinger qui héberge le Site.

Notion étant une plateforme situé hors UE nous nous engageons à respecter la réglementation applicable relative aux transferts des données vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne et notamment selon les modalités suivantes :

Nous transférerons les données des visiteurs, prospects et clients vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat. En cas de transfert vers les Etats-Unis, vers des organismes ayant adhéré au Privacy Shield ;
Lorsque le pays de destination ne bénéficie pas d’un niveau de protection adéquat, nous encadrons les flux par des outils de transfert conformes à la réglementation (clause contractuelle types de la commission européenne, notamment).

De plus, nous nous engageons à (i) ce que tout sous-traitant présente des garanties contractuelles suffisantes et appropriées pour respecter vos droits, afin que le traitement réponde aux exigences du RGPD et (ii) à respecter les dispositions du RGPD applicables aux transferts des données.

Sur la base de nos obligations légales, vos données personnelles pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

8. NOS ENGAGEMENTS EN MATIERE DE SECURITE INFORMATIQUE

Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées grâce à des moyens de sécurisation physiques et logistiques afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d’accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d’altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant.

Paiement sécurisé

Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte bancaire sont assurés par notre partenaire de STRIPE, qui est un prestataire de service de paiement de confiance. Nous disposons ainsi d’un système de cryptage SSL pour protéger vos données personnelles ainsi que les moyens de paiement utilisés. A aucun moment, nous ne sommes directement en possession de vos coordonnées bancaires grâce à ce processus. L’adresse de page de paiement commence par « https » et est accompagnée d’un cadenas fermé ou une clé apparaît en bas à droite de votre navigateur. Cela vous permet de vérifier que vous êtes dans une zone de paiement sécurisée lorsque que votre numéro de carte bancaire vous est demandé. Stripe vérifie automatiquement que cette connexion est bien sécurisée avant l’envoi de vos données bancaires et transactionnelles.

Incidents de tout type concernant vos données personnelles

Dans l’éventualité où nous prendrions connaissance d’un accès illégal aux données personnelles vous concernant stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d’un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :

Vous notifier l’incident dans les plus brefs délais si cela est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés ;
Examiner les causes de l’incident ;
Prendre les mesures nécessaires dans la limite du raisonnable afin d’amoindrir les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident ;
Vous indiquer les démarches à suivre selon votre situation

En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de l’incident en question dans le mesure où nous mettons tous les moyens en oeuvre pour garantir la sécurisation de vos données personnelles.

9. DROIT APPLICABLE ET LANGUE

La présente Politique de Confidentialité est régie par le droit de l’Union européenne et notamment le RGPD. Elles sont rédigées en français. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. La nullité d’une clause n’entraîne pas la nullité de la Politique de confidentialité. L’inapplication temporaire ou permanente d’une ou plusieurs clauses des présentes ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des présentes qui continuent à produire leurs effets.